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  • DX推進方針・戦略一覧

    2026.1.26

    DX推進に向けた経営ビジョン｜弁理士法人白浜国際特許商標事務所

    〜デジタルと知財専門性の融合により、国内外の顧客に信頼されるパートナーへ〜

    ■ 経営ビジョン

    「知的財産の専門性とAI・デジタル技術を融合させ、国内外すべてのクライアントに対し、迅速・的確・高品質な知財サービスを提供することで、中小企業・スタートアップから大企業までの信頼されるパートナーとなる」

    ■ DXの基本方針

    1. 人とデジタルの共創による業務効率化と品質向上少人数制という強みを活かしつつ、AIやクラウド技術を導入。限られたリソースでも高品質かつスピーディな対応を可能にします。
    2. 「全国対応・非対面完結・安心感の提供」を軸とした顧客体験の最適化オンラインミーティング、電子署名、クラウド共有を活用し、場所を問わず信頼できる知財パートナーとして機能します。
    3. DXはツールではなく、“顧客価値創出”のための手段デジタルは「目的」ではなく「手段」。知的財産を通じて、顧客のビジネス成功を支援するためにDXを推進します。

    ■ DX推進施策（現在および今後の取り組み）

    ✅ 現在の取り組み

    • 書類作成支援AIツールの活用（特許明細書・商標調査報告など）
    • クラウド型顧客管理（CRM）と進捗管理システムの導入
    • オンライン面談対応（Zoom/Teams）による全国対応体制の整備
    • 社内ナレッジのデジタル共有による業務品質の平準化

    ✅ 今後の取り組み予定

    • 音声認識による打合せ議事録の自動化と記録管理
    • スマートフォン対応の顧客ポータルサイト構築（進捗確認・資料提出等）
    • 多言語対応AIチャットボットによる外国人クライアント対応の強化
    • AIを活用した「権利取得成功率分析」や「海外出願戦略シミュレーション」

    ■ DX推進による成果イメージ

    • 依頼者にとって：迅速な手続き、高い品質、場所にとらわれない安心感
    • 所内にとって：属人化の解消、ミスの削減、少人数でも効率的な業務運用
    • 組織にとって：中長期的な競争力向上、グローバル対応力の強化

    ■ DX人材・組織体制の方針

    • 所員全員が「デジタルリテラシー」を持ち、ツールを使いこなせる教育体制を整備
    • 外部のIT/DX専門家と連携し、適切な技術導入・運用を行う
    • ベテラン弁理士の知見と若手職員のIT感覚を融合したチーム構成を推進

    ■ 最後に：白浜事務所のDXが目指すもの

    白浜国際特許商標事務所のDXは、単なるIT化ではありません。

    「知的財産」という目に見えにくい価値を、分かりやすく・安心して・正確に守ること。

    そのための仕組みと人材を育て、皆様の知財パートナーとして進化し続けます。

     

    DX戦略の概要と推進計画｜弁理士法人白浜国際特許商標事務所

    当事務所では、「知的財産の専門性とAI・デジタル技術を融合させ、国内外すべてのクライアントに対し、迅速・的確・高品質な知財サービスを提供する」という経営ビジョンを実現するため、実務に即した段階的なDX戦略を推進しています。

    ■ 業務変革の全体像（DXのX部分）

    DXの目的は、依頼者の利便性向上と業務の精度・スピードの両立にあります。

    当事務所では、以下のように主要業務のオンライン化・クラウド化を進め、業務基盤の刷新を図っています。

    • バックオフィス業務のデジタル化（完了済）
    • 会計処理・請求書発行：**クラウド会計ソフト（Money Forward）**を導入し、経理業務を一元管理
    • 契約書類のやり取り：**電子契約サービス（CloudSign／DocuSign）**により完全非対面対応
    • ファイル共有・管理：Googleドライブ／Dropboxなどクラウドストレージで情報管理を効率化
    • 面談・ヒアリング：Zoom／Teams等によるオンライン対応を原則化

    これにより、紙の削減・郵送手間の廃止・業務の可視化・スピード対応を実現しています。

    ■ 生成AIによる業務支援（進行中）

    知的財産における文書作成の質とスピードを両立するため、生成AIを実務補助ツールとして戦略的に導入しています。

    • 使用技術：ChatGPT・Claude・特許専用LLM等を活用し、ドラフト生成や文章補助を実施
    • 活用場面：特許明細書・商標調査報告書の初稿作成、図面説明文、海外出願文書の補助翻訳など
    • 効果：業務時間の短縮、表現の標準化、ヒューマンエラーの抑制

    AIツールは、特許分野に最適化した用語辞書や書式テンプレートと組み合わせて運用しています。

    ■ 今後の推進計画（段階的展開）

    DX戦略は柔軟かつ持続的に拡張可能な構成を取り、次のステップを順次実行予定です。

    1. AI文書生成の精度向上　→ モデルの精査、専門用語への対応強化、文体の一貫性保持による品質向上
    2. 業務履歴とナレッジのデータベース化　→ よくある問い合わせ、出願方針、拒絶理由対応などのノウハウを蓄積・再利用可能に
    3. クラウド型顧客管理（CRM）の整備　→ 出願案件の進捗、やり取り履歴、契約・請求情報を一元管理し、業務の属人化を排除

    ■ 顧客対応方針と柔軟性

    知財業務の専門性は高い一方で、クライアントのITリテラシーには差があります。

    そのため、以下のように使いやすさ・分かりやすさを重視した柔軟な運用方針を採っています。

    • Excel／PDFベースのヒアリング対応を継続
    • *スマホ対応ポータル（資料提出・進捗確認）**を構築中
    • Webフォーム（Googleフォームなど）とメール送信の併用による選択肢の提供
    • 必要に応じた電話・対面サポートも引き続き対応

    これにより、誰にとっても利用しやすい知財サービスの提供を目指しています。

    ■ 公表と透明性の確保

    当事務所では、DXの取り組みと推進状況についてWebサイトや提案資料を通じて対外的に発信し、

    依頼者・協力企業・関係機関に対する透明性と説明責任を果たしています。

    また、経済産業省「DX認定制度」の取得を通じて、クライアントに対する信頼の裏付けとしても活用してまいります。

    🔧 DX推進体制と外部連携について

    弁理士法人白浜国際特許商標事務所における取り組み

    当事務所では、「知的財産の専門性とAI・デジタル技術を融合させ、すべてのクライアントに高品質な知財サービスを提供する」という経営ビジョンを実現するため、実務と連動したDX推進体制を構築しています。

    代表弁理士がDX戦略の責任者を兼任し、所内の業務改善やIT導入の方針策定を自ら主導。知財業務の専門性をふまえ、特許出願支援、海外出願翻訳、顧客対応、契約・会計管理などの各領域で改善対象を明確化し、段階的な最適化を進めています。

    ■ 技術対応力と自律的なシステム運用

    当事務所では、ChatGPTやClaude、特許分野向けの生成AIを活用しつつ、オープンソース基盤（例：Dify）やクラウド型AIサービスの導入も積極的に行っています。

    設定・実装にあたっては、技術ドキュメントやフォーラム情報を自ら調査・分析し、必要に応じて生成AIで解決策を検討。

    このように、外部ベンダーに依存せず、自律的かつ柔軟な技術対応力を維持しています。

    小規模法人ならではのスピーディな意思決定と現場との一体運用を活かし、変化に即応する実務体制を構築しています。

    特許関連情報は機密性が高いため、入力した内容が外部や他の利用者に共有されない安全な環境でAIを利用しています。生成AIは補助ツールとして活用し、出力結果は弁理士が必ず確認することで、品質と安全性を確保しています。

    ■ 継続的な改善と文書化

    DXに関する方針・体制・ワークフローは、所内マニュアル・提案書・業務報告書などにて文書化・共有し、

    都度アップデートを行うことで、属人化の防止と業務継続性の確保を図っています。

    今後も、業務効率の最大化とクライアント利便性の両立を目的に、DX体制を段階的に強化・進化させてまいります。

    👩‍💻 デジタル人材の育成・確保について

    弁理士法人白浜国際特許商標事務所における取り組み

    当事務所では、DX戦略を継続的に推進するため、知的財産の専門性とデジタル技術を両立できる人材の育成・確保に力を入れています。AI・クラウド・情報セキュリティに関する知識を実務に結びつけることで、より高品質で効率的な知財サービスの提供を目指しています。

    ■ 情報セキュリティとITスキルを備えた体制

    代表弁理士は理系出身で、IT・AI分野にも深い理解を持ち、特許技術とデジタル技術の双方を俯瞰できる知見を有しています。

    この知識を活かし、クラウド環境やAIツール導入時には情報漏洩リスクや法的観点をふまえた設計・運用を実施。

    ツール選定時には必ずセキュリティ仕様、プライバシーポリシー、データ処理方針を確認し、依頼者の機密情報を最優先に保護しています。

    特許関連情報が外部に漏洩しないよう、他の利用者と共有されない安全な環境でAIを運用し、成果物は弁理士が最終確認を行う体制を維持しています。

    ■ 継続的な学習とノウハウの蓄積

    AIやクラウドの進化、法改正、知財制度の変化に対応するため、生成AI・クラウドインフラ・デジタル知財戦略に関する最新情報を定期的に調査・学習しています。

    また、必要に応じて特許庁・弁理士会・技術系コミュニティ等の外部研修にも参加し、最新の知見を迅速に業務へ反映。

    取得した知識やノウハウは所内で共有・文書化し、業務の標準化と品質向上を図っています。

    ■ 信頼される人材体制の構築

    これらの取組みは、業務マニュアル・方針書・顧客向け案内資料などにも明記し、

    依頼者が安心してご相談いただけるような透明性の高い体制を整備しています。

    今後も、知財業務の信頼性と先進性の両立を目指し、デジタル人材力・技術対応力の強化を継続してまいります。

    💻 ITシステム環境の整備とセキュリティ強化に関する取組

    弁理士法人白浜国際特許商標事務所における取り組み

    当事務所では、DX戦略の推進と高品質な知財サービスの提供を両立するため、信頼性・効率性・セキュリティのバランスを重視したIT基盤の整備を段階的に進めています。

    知的財産という機密性の高い情報を扱う専門事務所として、安全かつ柔軟に運用できるデジタル環境を整備しています。

    ■ クラウドサービスの積極活用

    • 会計処理・帳票作成：クラウド会計ソフト「Money Forward」を導入し、見積・請求・会計処理を一元管理
    • 電子契約：CloudSign／DocuSignを利用し、特許関連契約を非対面で安全に締結
    • ファイル共有・共同編集：Googleドライブ・Dropboxを活用し、複数弁理士間での資料確認・共同作業を効率化
    • コミュニケーション：GmailおよびSlackを導入し、所内外の連携を迅速化

    これにより、出願・翻訳・調査・契約などの主要業務を全国・海外からでも安全に実施できる体制を実現しています。

    ■ データ保護とセキュリティ強化

    • 特許明細書・商標調査報告書などの原本データを外付HDDにローカル保存し、同時にMicrosoft OneDriveに自動バックアップ
    • 二重保存体制により、障害・災害・サイバー攻撃等のリスクに備えた冗長構成を維持
    • 定期的に保存方針とアクセス権限を見直し、業務効率と情報保護の両立を図っています
    • AI利用時には、入力データが外部共有されない環境を使用し、特許関連の機密保持を徹底

    ■ AI処理環境の構築と今後の計画

    当事務所では、ChatGPT・Claude・特許分野向けAIモデルを統合した独自の生成AI運用環境を構築し、特許明細書や調査文書の作成支援に活用しています。

    今後は、顧客管理や案件進捗をクラウドCRMで統合管理する体制を整え、紙ベースの運用を段階的に縮小していく方針です。

    ■ 公表と透明性

    これらのIT活用・セキュリティ対策の方針は、業務案内資料や公式Webサイトを通じて明示し、

    依頼者や関係機関に対して、安全・信頼・透明性のある運用体制を継続的に発信しています。

     

     

    データ活用に基づくDX推進の具体的方策｜弁理士法人白浜国際特許商標事務所

    弁理士法人白浜国際特許商標事務所における取り組み

    当事務所では、知的財産サービスの精度・スピード・再現性の向上を目的として、日々の業務におけるデータ活用型DXを段階的に推進しています。AI・クラウド・モバイル端末を効果的に活用し、以下のような実務に直結した具体施策を展開中です。

    ① 顧客対応データの記録とナレッジ化

    • Zoom/電話等の打合せ内容を音声録音・自動文字起こしし、顧客の要望や判断の根拠を記録
    • 文字起こしデータは、案件の振り返り・権利化方針の検討・後続手続の参考情報として活用
    • 将来的には、分野別・課題別に分類・タグ付けし、知財ナレッジの蓄積・FAQの基盤とする計画

    ② 明細書・報告書作成におけるAIのデータ活用

    • ChatGPT、Claude、特許特化型AI等を使い分け、書類のドラフトや構成案を自動生成
    • 入力データには、ヒアリング内容、過去出願例、拒絶理由、審査基準などを組み込み
    • 表現の精度・書式の一貫性が向上し、品質とスピードを同時に実現

    ③ 会計・業務データの分析による業務改善

    • クラウド会計ソフト（Money Forward）にて収支・案件別売上・作業時間などを記録
    • Excelを用いた分析により、業務ごとの採算性、繁忙期の把握、顧客別負荷の可視化を実施
    • 分析結果をもとに、価格戦略や業務配分、人員計画の最適化に活用

    ④ 顧客情報の蓄積と将来のCRM導入計画

    • 現在はExcelベースで氏名、企業名、出願内容、期限、対応履歴を管理
    • 定期的に情報を更新・バックアップし、対応の継続性・迅速性を確保
    • 将来的には、クラウド型顧客管理システム（CRM）の導入を検討　→ 案件ごとの期限管理、継続出願の提案、海外案件のフォローアップなどを自動化・効率化へ

    ■ 公表と透明性の確保

    これらのデータ活用によるDX推進の取り組みは、Webサイトや提案書・業務資料を通じて対外的に発信しています。

    これにより、クライアントや関係先に対し、高い技術対応力と継続的な業務改善の姿勢を明確に示し、信頼性の向上に努めています。

     

    経営ビジョンの実現に向けたビジネスモデルの方向性｜弁理士法人白浜国際特許商標事務所

    〜DXを活用し、信頼される知財パートナーとして進化し続けるために〜

    当事務所では、「知的財産の専門性とAI・デジタル技術を融合させ、国内外すべてのクライアントに対し、迅速・的確・高品質な知財サービスを提供することで、信頼されるパートナーとなる」という経営ビジョンを掲げています。

    このビジョンを日々の業務に落とし込み、中小企業・スタートアップからグローバル企業までを対象にした、柔軟かつ高度な知財支援モデルを以下のように構築・運用しています。

    1．オンライン完結・非対面対応を前提とした業務設計

    • 面談・ヒアリングは原則オンライン（Zoom / Teams）で実施し、全国・海外の依頼者に迅速対応
    • *契約締結は電子契約サービス（CloudSign / DocuSign）**を用いて、完全非対面で完結
    • *請求書・見積書はクラウド会計（Money Forward / freee）**により電子発行し、ペーパーレス化を推進

    2．AIとスマートデバイスによる業務効率化

    • AIによる特許明細書・商標調査報告書の自動下書き生成（ChatGPT／Claude／特許専用モデルを活用）
    • *iPhoneやiPadでの議事録作成（音声認識・自動文字起こし）**により記録作業を省力化
    • 所内のナレッジデータベースをAIで分類・検索可能にし、知財ノウハウを組織全体で共有

    3．多言語・多国間対応の強化（外国案件向けビジネスモデル）

    • *AI翻訳支援ツール（DeepL + GPT + 専門用語辞書）**により、英語・中国語などの技術文書翻訳を高速化
    • 海外代理人とのやりとりをAIが要約・翻訳・記録し、所員の負担軽減＆トレーサビリティ確保
    • バイオ・医療・機械など、分野別の翻訳モデルをチューニングし、専門性と正確性を両立

    4．地方中小企業・スタートアップ向け支援モデル

    • 地方企業・スタートアップ向けに「知財DX相談パッケージ（初回無料診断＋簡易見積＋提案書）」を提供
    • *スマホだけで完結できるポータル（進捗確認・資料提出・質問対応）**を構築中
    • 地方自治体・商工会議所・中小企業支援機関と連携し、地域産業の知財活用を推進

    5．ITスキルを問わない柔軟な対応方針

    • 高度なITツールを整備しつつ、ExcelやPDFなど、依頼者にとって扱いやすいフォーマットを維持
    • クラウドフォーム（Googleフォーム等）とメール送付を併用し、依頼者のITスキルに応じた柔軟な運用
    • 顧客管理も、現時点ではシンプルなExcelベース＋クラウドバックアップで正確性と利便性を両立

    6．今後を見据えた柔軟なDX基盤の整備

    • 生成AIの活用を文書作成・調査・リスク分析まで段階的に拡張予定
    • データ共有・セキュリティ対策を強化したクラウド知財管理システムの本格導入を計画
    • 所内の**DX人材育成（社内勉強会・外部研修）**を継続的に実施し、全所員のIT活用力を強化

    📣 情報公開・信頼性向上に向けた取り組み

    • 本ビジネスモデルとDXの取り組み内容は、当事務所Webサイトや対外広報資料にて随時発信予定
    • 経済産業省「DX認定制度」取得を通じて、クライアントにとっての“信頼の証”を明示

    このように当事務所は、「少人数でも実現できる、柔軟で高品質な知財サービス」をDXの力でさらに磨き上げ、

    依頼者の事業成功に貢献するための“知財×デジタル”の実践モデルを構築・改善し続けてまいります。

     

    代表メッセージ｜弁理士法人白浜国際特許商標事務所

    「弁理士の役割は、単に“特許を取得する”ことではなく、クライアントの技術やブランドを守り、

    それを事業成長につなげる“知財戦略を設計する”ことへと進化しています。

    私たちは、AIやクラウドなどのデジタル技術を積極的に取り入れることで、

    より迅速で正確、そしてクライアント一人ひとりに寄り添った知財支援を実現しています。

    DX（デジタルトランスフォーメーション）は、単なるIT化ではなく、

    人の専門知識と創造力を最大限に活かすための“仕組みづくり”だと考えています。

    今後も、時代の変化に柔軟に対応しながら、

    国内外のすべての依頼者に信頼される知財パートナーとして、

    革新的で価値あるサービスの提供に努めてまいります。」

    弁理士法人白浜国際特許商標事務所

    代表弁理士　白浜秀二

    DX戦略の成果指標と進捗管理について｜弁理士法人白浜国際特許商標事務所

    弁理士法人白浜国際特許商標事務所における取り組み

    当事務所では、DX戦略の実施効果を客観的に評価し、継続的な業務改善へと反映するため、定量的・定性的な指標を設定し、定期的なモニタリングと評価を行っています。

    知財業務における生産性・正確性・顧客満足度の3側面から、効果測定を実施しています。

    ■ DXの効果を測定する主要指標

    以下の指標を中心に、四半期ごとの集計・分析を行い、業務品質の維持・向上を確認しています。

    • 生成AI導入による文書作成時間の短縮率　特許明細書・商標報告書の作成時間を従来比で30％削減することを目標とし、AI補助の効果を定期測定。
    • 業務処理件数・納期遵守率　月間・四半期単位で出願件数、翻訳件数、調査報告件数を集計し、スループットの安定性と納期遵守率を評価。
    • 文書修正回数・再提出件数　AI生成書類や補助ツール使用後の修正率を把握し、生成AIモデルの精度改善に活用。
    • 依頼者フィードバックによる満足度指標　メール・面談後アンケート・再依頼率を分析し、対応品質と信頼度を測定。

    これらのデータをもとに、AIツール設定や業務フローを随時見直し、効率と品質を両立した運用体制を維持しています。

    ■ 公表とフィードバック体制

    主要な成果や改善状況は、業務案内資料・公式Webサイト等で公表し、

    依頼者や関係機関が当事務所のDX推進状況を確認できるよう透明性ある情報発信を行っています。

    今後も、四半期ごとの評価と改善サイクルを継続し、業務品質と依頼者満足度のさらなる向上を目指してまいります。

03-6277-8471お問い合わせはこちら